Efektywne i solidne zarządzanie zasobem własnym, jakim jest czas, to sposób na osiągnięcie zamierzonych celów. Jest to umiejętność nabyta, której można się nauczyć, nie jest to talent, z którym się rodzimy. Proces osiągania zamierzonego celu, to proces wieloetapowy, w którym metody skutecznego zarządzania czasem są kluczowym składnikiem powodzenia.
Jak dobrze zarządzać czasem
Optymalne zarządzanie czasem polega na takim zaplanowaniu działań, aby mogły one doprowadzić do pozytywnego wykonania zamierzonego zadania. W szczegółowej analizie i planowaniu wykorzystania czasu uwzględnia się czynniki zewnętrzne oraz wewnętrzne, które mogą działać rozpraszająco i negatywnie na osiągnięty rezultat. Wyznacza się także realne cele.
Proces skutecznego planowania zadań powinien przebiegać wieloetapowo, według schematu:
- wstępna analiza wykorzystania czasu
- wyznaczenie celów i priorytetów
- planowanie zadań
- sposób oraz kontrola realizacji działań
Analiza wykorzystania czasu
Sposób zarządzania czasem zależy od założonego celu w sposób indywidualny. Zamierzony efekt działania należy rozłożyć na czynniki pierwsze. Analizę dostępnych informacji przeprowadza się według schematu porządkowania informacji SWOT. Stworzona w ten sposób tabela ułatwia podjęcie decyzji dotyczących zaplanowanych działań.
Czynniki wewnętrzne w analizie SWOT
Są to silne i mocne strony jakie posiada dana osoba. Dotyczy to jej zdolności oraz umiejętności. Słabe strony to wszystkie możliwe niedoskonałości i słabości, które mogą wpłynąć negatywnie na realizację działań.
Czynniki zewnętrzne w analizie SWOT
Jest to ogół działań niezależnych od jednostki. Mogą one w zaskakujący sposób rozwinąć i przyspieszyć realizację celów. Mogą to być również negatywne czynniki, które są zagrożeniem i przeszkodą w realizacji kolejnych etapów działań.
Wyznaczanie celów
Określenie priorytetów pozwala na wyeliminowanie czynników rozpraszających czas i uwagę. Cele powinny mieć charakter realny, wolny od perfekcjonizmu. Tylko takie, określone efekty, mają szansę na realizację. Zbyt wygórowane i doskonałe rozwiązania końcowe, działają na człowieka demotywująco i zniechęcająco, mogą wywołać u niego zjawisko prokrastynacji. Cel, wyznaczony według metody SMARTER, opisującej jego cechy,powinien być:
- sprecyzowany
- mierzalny
- atrakcyjny
- realistyczny
- terminowy
- ekscytujący
- zapisany
Aby dobrze poukładać zadane cele, należy posłużyć się metodą kombinacji ważności i pilności. Posegregować działania na pilne i ważne, pilne i nieważne oraz ważne i niepilne i na końcu, nieważne i niepilne.
Planowanie zadań
Na tym etapie rozpoczyna się realne planowanie wyznaczonych celów w czasie. Określenie ich ram czasowych oraz zaplanowanie czasu rezerwowego. Idea ta polega na takim gospodarowaniu czasem pracy, aby jego 60% zostało przeznaczone na wyznaczone zadania a 40% zostało przeznaczone na nieplanowane sytuacje, które mogą nastąpić.
Odpowiednie zaplanowanie czasu pozwala również na higieniczną i zdrową pracę, gdyż dobry plan uwzględnia czas przeznaczony na wypoczynek.
